آرتین هوسپیان/ کارشناس و مدیر فروش: اهمیت ایجاد سیستم مدیریت کیفیت در هر
کسب و کاری لازم الاجراست. چرا که اساس این استاندارد بر پایه کنترل پروسه
تولید، نظم و مقررات، حفظ منابع طبیعی و محیط زیست و صرفه‌جویی‌ست.
بر خلاف تصورات موجود، اجرای استاندارد برای مجموعه‌ها سخت و پر هزینه
نیست. شاید مشاوره، کارشناسی واخذ گواهی از شرکت‌های ارائه دهنده گواهی
استاندارد (Certification Body) هزینه بر باشد، اما هدف اصلی از اجرای
کاهش هزینه‌ها، بالا رفتن کیفت محصول، حفظ منابع طبیعی و محیط زیست و
صرفه‌جویی در زمان، منابع و در نتیجه کاهش هزینه‌های مراحل خرید تا تولید
است.
البته در بعضی از اسکوپ‌های کاری کوچک هزینه پی‌ریزی و اخذ گواهینامه و تمدید سالانه منطقی نیست. ولی انتظار می‌رود پس از خواندن این مطلب و جمع آوری اطلاعات تکمیلی نسبت به اجرا و پیگیری اصول اولیه استاندارد در کسب و کار خود اقدام تا بانی بهبود خط تولید کارگاه خود شوید.
شما با رعایت اصول اولیه مدیریت کیفیت در کسب و کار خود بستر تولید کالا
منطبق با استاندارد‌ها به همراه کیفیت را فراهم می‌آورید، که باعث کاهش
هزینه‌های تمام شده کالا و در نتیجه فروش بیشتر محصول می‌شوید.
اصول اولیه از این قرار است که به جای کنترل نهایی محصول روند تولید محصول
را تحت کنترل قرار دهیم تا از تولید محصول نامنطبق جلوگیری شود و اصلاحات
قبل از اتمام کار صورت گیرد. البته ناگفته نماند گاهی با وجود کنترل‌های
مکرر خطاهایی هم صورت می‌گیرد که منجر به رفع عیب (مشکل سطحی(minor) که با
ترمیم و یا تغییرات جزیی در محصول صورت می‌گیرد) یا اصلاح (محصول کاملا
نامنطبق است (major) منظور از اصلاح در این‌جا حذف محصول یا بازیافت و در
نهایت تغییرات اساسی در خط تولید جهت تولید محصول منطبق) محصول نامنطبق
می‌شود.
برای شروع سیستم بهتر است از منظم کردن انبار و تهیه لیستی از انبار آغاز به کار کنید. لیست شما باید دارای قسمت‌های زیر باشد:
۱) تعداد کالاهایی موجود
۲) کالای مورد نیاز
۳) شناسنامه و مشخصات خاص یا عام قطعه
۴) حداقل تعداد کالا در انبار (به عنوان مثال: همیشه باید ۲ عدد پیچ در انبار موجود باشد)
این گزینه یکی از مهم‌ترین تفاوت است که مانع توقف و تاخیر درخط تولید می‌شود.
پس از این که مشخص شود چه چیزی باید تهیه شود قبل از خرید دو چیز را باید مشخص کنید:
۱) چه قطعاتی و با چه مشخصاتی باید خریداری شود (استخراج از لیست انبار)
۲) از کجا خریداری شود:
یک لیست به نام منابع خرید تهیه کنید، خصوصیات این لیست شامل:
۲-۱) سابقه کاری با افراد
۲-۲) قیمت مناسب
۲-۳) خدمات مناسب
۲-۴) از همه مهم‌تر ارائه‌دهنده محصول با کیفیت و مطابق با درخواست
۲-۵) با رعایت الویت
منابع هم که مشخص شد خرید را انجام دهید و قبل از ورود به انبار، باید
تعداد و خصوصیات درخواست را با خرید مطابقت دهید و بهتر است در کارتکس
انبار یا دفتر انبارمنطبق و با نامنطبق بودن آن را یادداشت کنید. بدین
ترتیب تمامی قطعات محصول شما مطابق با نیاز و منطبق با استاندارد‌ها خواهد
بود و شما از لحاظ نامرغوب‌بودن مواد اولیه، تعداد موجود، قیمت، عدم مازاد
اجناس در انبار (خرید نا درست باعث خواب سرمایه و در نتیجه عدم کاربرد کالا
و مستهلک شدن آن می‌شود)هیچ شک و تردیدی نخواهید داشت.
و حال همه چیز فراهم است خط تولید آغاز به کار می‌کند؛ تعداد و مشخصات
قطعات مورد نیاز را بررسی و مطابق با نیاز اعلام می‌کند و از انبار تحویل و
با درخواست خود مطابق می‌دهد. اجناس نا منطبق به انبار باز گردانده می‌شود
تهیه گزارش در کل موثر خواهد بود هر چند قرار نیست کسی شما را ممیزی کند
ولی برای بهبود، جدی شدن کار و حساسیت، بازدهی سیستم و کسب تجربه و کاهش
هزینه‌ها یادداشت‌برداری و گزارش روزانه هر قسمت از کار یکی از کارهای مهم
به شمار می‌رود.
قبل از تولید باید تمامی تجهیرات، ابزار و دستگاه‌ها سرویس و با ابزار دقیق کالیبره شده باشند.
کالیبراسیون ابزار دقیق طبق استاندارد‌های هر ابزار توسط شرکت‌های مربوطه (که در
لیست منابع آورده شده ) کالیبره و تنظیم می‌شوند.
هر دستگاه با استفاده از شناسنامه خود شناسایی می‌شود که گزارشی از وضعیت دستگاه
زمان سرویس و کالیبره شدن آن و زمان کالیبره بعدی مشخص شده است.
و……
البته سرویس و نگهداری تجهیزات P.M (که مخفف Preventive Maintenance است،
به معنی تعمیرات یا نگهداری پیشگیرانه) معقوله ای مفصلی است که از حوصله
مقاله خارج است.
خط تولید پس از گذشتن از تمامی چک لیست‌ها آماده تولید است کار ما به اتمام
نرسیده است در هر مرحله از تولید قبل از مونتاژ هر قطع و مرحله باید محصول
توسط چک لیستی که شامل مشخصات مورد نیاز جهت تولید محصول منطبق است تائید
شود تا به محصول نهایی و با کیفیت دست یابیم.
در پایان چارت سازمانی تهیه کنید و هر نفر را مسوول بخشی و هر پست و مقام
را مشخصه ای (تخصوص، تحصیات، جنسیت، سابقه کار….) در یک جمله نیروی انسانی
خود را کنترل و با علم و آگاهی ارنج کنید تا هر فرد بازدهی عالی داشته باشد
و بهتر است برای کم کردن خطا‌ها از افراد برای چک کردن کار دیگری استفاده
کنید به عنوان مثال مامورخرید خود مهر تائید به کالای خریداری شده خود
نزند!
آموزش و به روزرسانی نیروی کار خود را هرگز فراموش نکنید که این امر باعث بالا رفتن کیفیت کار، سرعت و دقت می‌شود.
البته چارت سازمانی را در مرحله نخست باید طراحی کرد اما برای درک بهتر و
اهمیت ارنج کردن افراد و رابطه آن با بهبود روند کار و پایین آوردن آمار
خطا در پایان این مقاله توضیح داده شد.
قابل ذکر است مقاله مذکور توضیح مختصری جهت ایجاد انگیزه و کمک به کسب و
کارهای کوچک نوشته شده است و جهت اجرای آن در کسب و کارهای بزرگ نیاز به
نیروی متخصص و کارشناسان مرتبط دارد.